幼児教室ひまわりの活動ブログ|弊社テレワーク化に伴うサポート体制について

活動報告ブログ

受講者の方へのサポート体制についてのお知らせ

テレワーク

幼児教室ひまわり事務局長の加藤です。

本年4月8日の塾長のブログでお伝えさせて頂きましたように、新型コロナウイルスの拡大予防という観点から、当社はテレワーク体制で業務を運営しております。

対面授業についてはライブセミナーやオンラインセミナーに切り替え、お電話については外注のコールセンターで受付しています。また、業務はチャットワークを用いてスタッフで共有し、社内の顧客情報についてはクラウドで管理し、定期的にZOOMによるミーティングを行う形で、ほぼすべての業務をテレワークで行っております。

表向きは見えないですが、弊社はすべてのスタッフがオンライン環境を通してつながり、いつでも連絡を取れる体制を整えております。

そのため、お客様に対するサービスを、従来の事務所勤務の時代以上の質とスピードでご提供できるようになりました。こういう時代ですがぜひ安心してご自宅で学んでいただければと思います。


さて、新しい時代の働き方として、私たちがテレワークを実践してきて1つだけ対応が難しいケースがあることが分かりましたので、そちらへの対応および受講者の方へのお願いとこちらのブログに記載させていただきます。

そのケースというのは、「受講者の方によっては、ごくまれに、当教室からのメールが迷惑メールに判定される(=届かない)場合がある」という状況です。

私たちの教室からの案内に関しては、以下のメールアドレスを使います。


事務局のアドレス
info@himawari-child.com

メールマガジン
mail@himawari-child.com


受講の案内などに関しては前者のアドレスを、普段のメルマガに関しては後者のアドレスを使用しています。

しかし、ごくまれに上記のアドレスが受講者の設定で迷惑メールに判定されてしまう場合があります。

原因としては、

「パソコンからのメールは受信しない設定になっている」
「メール受信の設定が変わって迷惑メールに判定されるようになった」
「当教室からのメールを知らない間に削除し、それ以降自動的に迷惑メールに判定される」
「他のアドレスを迷惑メール設定したときに、なぜか当教室のアドレスもはじかれるようになった」


これらのような部分が考えられます。

特にGmailやyahooメールについてはAIが管理しているので、思ってもない状況が発生するようです。

この状況が起こってしまうと、以下のような問題が発生します。

「講座に申し込んだのにメンバーページが届かない」
「特別会員コースの休止届を出したのに、それに対してのメールの返信が来ない」
「逆に、休んでいた特別会員コースを再開したいのに、メールの返信が来ない」


このような状況が発生し、当教室のコールセンターにお電話をいただきます。


たしかにこのような状況になるとご不安かもしれませんが、当教室の側が対応しないということは絶対にありませんので、安心してください。

上記の状況が発生した場合についての対応策を記載させていただきますので、以下に従って進めていただければと思います。

当教室からのメールの返信が来ない場合の対応

まず基本的に、当社は受講者の方からのメールについては事務局が3名体制でチェックしています。

そのため、「受講者の方からのメールの確認が漏れて返信しない」という状況はまずありません。

また、早い場合は即日、遅くても2営業日以内にはご返信を差し上げております。

ですから、当教室からの連絡が来ないという場合は、「こちらから出したメールが届いていない」という状況がほぼ100%です。
(実はこちらも何度も連絡を差し上げております。メールがエラーで戻ってきたりする場合もあります。)

ですから、以下の順序に従ってご対応ください。


1.当教室のメールを受信できるようにしてください

まずは、以下のアドレスからのメールを受信できるように設定してください。
また、スマホのアドレスの場合は、「パソコンからのメールを受信しない」などの設定になっている場合もありますので、ご注意ください。

事務局のアドレス
info@himawari-child.com

メールマガジン
mail@himawari-child.com


2.お問い合わせフォームからご連絡ください

上記1の受信設定が完了しましたら、お問い合わせフォームから連絡してください。

その際には、「お問い合わせの目的」の箇所については、

・再連絡の督促(受講者、メール受信設定完了)

という項目をご選択ください。こちらの方法で送っていただくことにより、当社事務局でもすぐにわかりますので、できるだけ早く対応することが可能です。


まずは上記1、2の対応をしていただいたうえで、2日ほどお待ちください。


3.それでも当教室からの連絡がない場合

この場合は、当教室からのメールがどうやっても届かないという状況が想定されます。(原因はわかりません)

この状況に関しては、2つの対処法があります。

1つ目の対処法は別のメールアドレスを使用していただく方法です。
別のメールアドレスをご利用になり、上記の1、2の内容をやってみていただければと思います。

2つ目の対処法は郵送による連絡です。お問い合わせフォームから、「メールの受信設定を行ったがどうしても返信が届かないので郵送での連絡を希望します」をおっしゃっていただければ、当社から郵送物でご連絡を差し上げます。ただしこちらの対応は日本国内のみとなります。


以上となります。

少し手間がかかるかもしれませんが、こちらの方法で対処していただくことにより、問題なく解決して頂けると思います。

私たちは、皆さまに安心して学んでいただける体制を整えていきたいと思っております。

お子さんの成長に向けて、これからも私たちと一緒にがんばってまいりましょう。

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